Baik jika Anda telah bekerja, sedang menempuh pendidikan, atau tinggal di rumah mengurus kebutuhan rumah dan anak-anak, Anda tentu pernah merasa kebingungan ketika semua pekerjaan menumpuk secara bersamaan seakan berebut meminta dikerjakan.
Memang, salah kunci terbaik untuk melakukan semuanya adalah dengan menerapkan manajemen waktu yang baik. Untuk memulainya, cobalah lakukan time blocking.
Apa itu time blocking?
Saat diburu banyak pekerjaan, Anda mungkin sering kali menjadi panik dan tak bisa berpikir secara jernih. Belum selesai satu pekerjaan, pikiran Anda tiba-tiba melayang ke tugas selanjutnya.
Dorongan untuk melakukan pekerjaan dengan sempurna ditambah tuntutan untuk menyelesaikan semuanya secara tepat waktu membuat Anda akhirnya melakukan multi-tasking, yaitu mengerjakan beberapa pekerjaan dalah satu waktu sekaligus.
Padahal, sudah ada penelitian yang membuktikan bahwa melakukan multitasking bukanlah cara yang efektif. Malahan jika dilakukan terlalu sering, hal ini malah akan membuat kemampuan kognitif otak untuk mengendalikan motivasi dan emosi jadi berkurang.
Selain itu, Anda juga jadi lebih mudah terdistraksi dan lupa akan apa saja yang harus dilakukan. Hasilnya, Anda jadi kurang fokus untuk memperhatikan detil-detil yang diperlukan dalam pekerjaan. Tentu hal ini juga berdampak pada hasil pekerjaan Anda.
Agar tak terus-terusan terjebak pada situasi yang sama, manajemen waktu yang baik tentunya sangat dibutuhkan untuk membantu Anda keluar dari zona stres akibat beban yang tak kunjung usai. Salah satu cara untuk memulainya adalah dengan melakukan time blocking.
Time blocking adalah teknik manajemen waktu yang membantu untuk menjadwalkan rencana pekerjaan atau hal-hal yang harus dilakukan dengan memblokir slot waktu tertentu untuk menyelesaikan kegiatan tertentu dengan tujuan meningkatkan produktivitas Anda.
Salah satu contohnya, jika Anda terbiasa membuka ponsel setiap ada surel atau notifikasi media sosial yang masuk, kali ini Anda menentukan waktu tersendiri yang didedikasikan khusus untuk melakukannya.
Katakanlah Anda memasang waktu dari pukul 3 sampai 4 sore, gunakanlah waktu tersebut untuk mengecek ponsel. Begitu satu jam sudah usai, lanjutkan hari dengan aktivitas yang lain.
Apa manfaat yang bisa didapatkan dari time blocking?
Ketika menyusun time blocking, biasanya Anda akan memberikan waktu yang menunjukkan kapan Anda memulai dan menyelesaikan sesuatu.
Hal ini sekaligus bisa menjadi acuan untuk seberapa lama Anda akan mengerjakan tugas. Seperti memasang target, Anda akan lebih konsentrasi dan berusaha untuk benar-benar menyelesaikan pekerjaan di waktu yang telah Anda tentukan.
Waktu yang ditentukan pun terbatas. Bila Anda benar-benar berusaha menuruti semua yang telah diatur, Anda akan terdorong untuk melakukan pekerjaan dengan lebih cepat.
Sehingga bila masih ada banyak waktu yang tersisa, Anda bisa memanfaatkannya untuk melakukan lebih banyak pekerjaan selanjutnya. Dengan kata lain, Anda telah meningkatkan produktivitas diri.
Melakukan penjadwalan dengan time blocking secara tak langsung juga dapat melatih Anda dalam merencanakan sesuatu dan menjalani hidup dengan lebih teratur.
Ketika Anda benar-benar melakukannya dengan baik, diharapkan metode ini dapat meringankan beban Anda. Terkadang beberapa pekerjaan yang belum selesai sering menyita pikiran dan efeknya bisa saja berujung stres.
Cara memulai manajemen waktu ini akan membuat Anda lebih tenang serta membantu Anda menyimpan lebih banyak energi untuk hal-hal lain.
Bagaimana cara memulainya?
Saat melakukan time blocking, Anda harus benar-benar fokus pada satu kegiatan tanpa terdistraksi dengan kegiatan lain. Sekilas hal ini mungkin terasa sulit, tapi tak ada salahnya untuk mencoba mulai melakukannya dengan langkah-langkah berikut ini.
1. Tentukan prioritas
Coba ingat dan telaah kembali, adakah satu pekerjaan penting yang harus diselesaikan lebih awal. Bagilah menjadi beberapa pekerjaan. Misalnya, ada tiga tugas paling penting yang harus Anda lakukan, maka utamakan tugas tersebut terlebih dahulu.
2. Susun jadwal selama seminggu
Setelah menentukan pekerjaan yang menjadi prioritas, mulailah membuat tabel kegiatan. Coba atur terlebih dahulu kegiatan utama yang akan dilakukan, berapa lama Anda akan mengerjakannya, serta estimasi waktu selesai.
Biasanya, blokir waktu yang dilakukan untuk satu pekerjaan penting adalah 90 menit. Alasannya, menurut ilmu irama ultradian, otak manusia bisa bekerja dengan kapasitas terbaik untuk sepenuhnya fokus selama maksimal 90 menit.
Namun, ada beberapa pekerjaan yang membutuhkan waktu lebih dari itu. Untuk mengatasinya, bagilah waktu menjadi dua atau tiga bagian diselingi dengan waktu beristirahat.
Anda bisa menghabiskan paruh pertama selama 90 menit, selingi dengan istirahat 30 menit, lalu lakukan paruh keduanya dengan waktu yang sama seperti paruh pertama.
Pastikan juga Anda menyisakan waktu untuk kegiatan lainnya setelah semua pekerjaan yang menjadi prioritas selesai.
3. Lakukan secara perlahan
Langkah selanjutnya tentu adalah melakukan kegiatan sesuai dengan time blocking yang telah dibuat. Pada saat-saat pertama, Anda mungkin akan merasa waktu jadi lebih terbatas karena belum terbiasa.
Maka dari itu, lakukanlah secara perlahan. Pasang target pertama untuk menyelesaikan semua pekerjaan prioritas sesuai dengan waktunya.
Menyangkut kegiatan tambahan, lakukan sesuai dengan kemampuan Anda. Anda tak perlu membuat jadwal untuk jam berapa persisnya Anda harus melakukan semua kegiatan.
Memang, faktor utama dari kesuksesan time blocking adalah komitmen. Hal yang penting adalah selalu berusaha untuk mengerjakan tugas sesuai dengan apa yang sudah dijadwalkan. Ingatkan pada pikiran Anda bahwa hal ini akan menjaga Anda dari rasa lelah serta stres yang mendera.
